Les signatures électroniques étant de plus en plus utilisées dans le monde des affaires, nous explorons les principales différences et exigences.
Le monde des affaires moderne a fait un long chemin sur la voie de la numérisation, il n’est donc pas surprenant que de plus en plus de personnes signent des documents électroniquement depuis le confort de leur propre maison. Les signatures électroniques font désormais partie intégrante de la nouvelle normalité et ont presque entièrement remplacé les signatures à l’encre humide pour les contrats de vente, les accords avec les vendeurs/fournisseurs, la paperasserie des RH, etc.
Les signatures électroniques sont juridiquement contraignantes et ont préséance devant les tribunaux. Vous pouvez donc être sûr qu’elles sont tout aussi valables que les signatures traditionnelles. De plus, la possibilité de signer des documents de n’importe où dans le monde est un gage d’efficacité et de commodité.
Les organisations peuvent utiliser les signatures électroniques pour rationaliser considérablement les processus administratifs, gagner du temps et réduire le gaspillage de papier. Mais toutes les signatures électroniques ne se valent pas. Le règlement européen eIDAS – applicable en Europe et au Royaume-Uni – définit trois types de signatures électroniques : simple, avancée et qualifiée. Chacune présente des caractéristiques différentes qui influent sur sa légalité et son applicabilité. Voici un examen plus approfondi de ces différences.
1. Les signatures électroniques simples
Les signatures électroniques simples, telles que définies par l’UE, couvrent presque toute forme de message électronique associé à un individu. Cela inclut les signatures de courrier électronique, les cartes électroniques et même les outils de signature électronique gratuits que vous pouvez utiliser dans votre vie personnelle.
Il n’y a pas de réponse universelle à la question de savoir si les signatures électroniques simples sont légalement admissibles. Cela dépend de la juridiction et de la manière dont la signature a été ajoutée. Toutefois, il est peu probable que quelqu’un vous poursuive en justice pour prouver que votre signature électronique ou votre message d’accueil dans une carte d’anniversaire vous appartient. Au Royaume-Uni, deux jugements contrastés ont été rendus sur le statut juridique des signatures électroniques. En 2006, un tribunal a jugé que les signatures électroniques générées automatiquement n’étaient pas juridiquement contraignantes car elles ne fournissaient pas de preuve suffisante de l’intention du signataire. Cependant, en 2014, un autre tribunal a jugé qu’un accord réglementé en vertu de la loi de 1974 sur le crédit à la consommation pouvait être signé électroniquement à l’aide d’une simple signature électronique, créant ainsi un précédent libéral sur la légalité de la signature électronique.
2. Signatures électroniques avancées (AES)
Les signatures électroniques avancées offrent un certain nombre d’avantages par rapport aux signatures électroniques simples. Elles peuvent être utilisées pour identifier les signataires et suivre toute modification apportée aux documents signés. Les AES reposent également sur une infrastructure à clé publique (PKI), ce qui leur confère une sécurité et une autorité juridique accrues par rapport aux signatures électroniques simples.
Les « AES » répondent à certaines exigences définies par la législation européenne et sont généralement considérées comme admissibles en tant que preuves dans les procédures judiciaires. Tout cela les rend idéales pour les applications commerciales qui comportent naturellement un niveau de risque plus élevé ou pour les contrats tels que les contrats de location, les contrats de droits d’auteur et les assurances personnelles.
3. Les signatures électroniques qualifiées (SEQ)
Dernier pilier de la signature électronique, une QES est considérée comme ayant plus de valeur probante qu’une AES, ce qui signifie que les tribunaux lui accorderont plus de poids en tant que preuve. La première différence essentielle est qu’elles offrent un niveau de sécurité plus élevé que l’AES. En effet, les signatures qualifiées sont créées à l’aide d’un dispositif de création de signature qualifiée (QSCD), qui stocke la clé de signature. Les cartes à puce, les cartes SIM ou les jetons USB sont des exemples de QSCD physiques.
Il est également possible pour les signataires de créer une QES sans avoir de dispositif physique entre les mains. Dans ce cas, les signataires accèdent à distance à une clé de signature, qui est stockée dans le centre de données d’un fournisseur de services de confiance. C’est souvent le choix préféré des organisations, car il simplifie la gestion des appareils.
Un QES doit également être basé sur un « certificat qualifié pour les signatures électroniques », ce qui constitue une autre différence essentielle entre un AES et un QES. Seuls les « fournisseurs de services de confiance qualifiés » (QTSP) figurant dans la base de données des fournisseurs de confiance de l’Union européenne peuvent délivrer ce certificat. Pour devenir un QTSP, les organisations doivent passer avec succès une série d’évaluations et d’audits qui garantissent le respect de la réglementation eIDAS.
N’oubliez pas l’horodatage
De nombreuses organisations ont recours à l’horodatage – qui permet d’établir la séquence des événements en reliant les documents à des dates et des données exactes – pour améliorer leurs processus de signature électronique et soutenir les affaires juridiques.
Les organisations qui choisissent d’utiliser l’horodatage en conjonction avec les signatures électroniques peuvent créer un processus plus robuste et juridiquement contraignant. Selon la réglementation eIDAS, les horodatages qualifiés doivent répondre à certaines exigences afin d’être exécutoires. Ils doivent être non modifiables, basés sur le temps universel coordonné et fournis par un PQTS. Les horodatages qualifiés sont valables jusqu’à 30 ans, alors que les horodatages électroniques et numériques n’ont pas la même validité juridique.
Choisir la bonne solution de signature électronique
Le règlement européen eIDAS impose aux entreprises d’utiliser des signatures électroniques sécurisées et offrant un niveau élevé de protection juridique. Cependant, il peut être difficile de comprendre tous les différents types de signatures électroniques et de choisir celle qui convient le mieux à votre entreprise.
C’est pourquoi il est important de prendre le temps de revoir vos processus de signature électronique, de comprendre vos exigences commerciales spécifiques et de vous assurer que vous mettez en œuvre une solution qui offre une protection juridique suffisante.
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