L’automatisation robotique des processus, ou RPA, a un rôle important à jouer dans la transformation du secteur immobilier. La technologie permettra aux sociétés immobilières d’automatiser les tâches manuelles ardues et aux professionnels de l’immobilier de consacrer plus de temps à des missions qui ajoutent de la valeur à l’entreprise.
Cet article explorera pourquoi le secteur immobilier devrait adopter la RPA, les avantages, les défis, l’impact pour les entreprises qui n’adoptent pas la robotique et deux études de cas pour faire respecter ce point.
Le secteur de l’immobilier : inefficacité des processus de back-office
Actuellement, les organisations immobilières – comme beaucoup dans les industries traditionnelles – sont confrontées à un défi lorsqu’il s’agit d’améliorer l’efficacité des processus de back-office. Certaines activités, telles que la gestion des documents, le traitement des factures et l’extraction des données de ces documents, nécessitent beaucoup de temps et de concentration.
Ces tâches sont, bien sûr, extrêmement importantes, mais elles consomment une quantité considérable de temps et de travail pour les accomplir.
Dernièrement, selon Ranjit PV, vice-président de la technologie chez Retransform , les sociétés immobilières «recherchent constamment des moyens d’améliorer ces inefficacités, tout en réduisant les coûts et en améliorant également le délai d’exécution de ces activités».
L’un des meilleurs moyens d’y parvenir consiste à adopter la RPA ou la robotique.
La RPA permet aux organisations « d’automatiser facilement ces tâches fastidieuses et répétitives qui consomment une quantité considérable de temps et de capital humain », ajoute PV.
Travailleur interne, externalisé ou numérique 24h/24 et 7j/7
Historiquement, les industries traditionnelles devaient prendre la décision de sous-traiter une solution technologique telle que la RPA à un fournisseur de services ou de la déployer en interne.
Cependant, maintenant selon PV, il existe une troisième option.
« Les sociétés immobilières qui cherchent à adopter la RPA ont une autre option : l’assistant virtuel ou un employé virtuel effectue ces activités d’intégration d’une nouvelle solution technologique », dit-il.
Les avantages de la RPA
L’adoption de la RPA dans le secteur immobilier présente de nombreux avantages.
L’adoption de la technologie augmentera l’efficacité de nombreuses tâches, car elles seront effectuées beaucoup plus rapidement dans un environnement numérique.
Cette automatisation des tâches répétitives et l’amélioration du délai d’exécution des tâches, grâce aux bots fonctionnant 24h/24 et 7j/7, entraîneront des économies de coûts.
La précision des tâches telles que la saisie de données s’améliorera également de manière significative, car une fois le bot programmé, il n’y a plus de distractions ni d’échecs.
Le dernier avantage, et peut-être le plus important, est le gain de temps pour les employés grâce à l’automatisation des tâches manuelles. Les employés pourraient être déplacés vers d’autres domaines où une touche humaine est requise, des domaines plus innovants ou une activité génératrice de revenus.
« L’adoption de la RPA libère l’évaluation des ressources humaines. Et du point de vue de la conformité, une fois que vous avez défini les limites, les bots travailleront à l’intérieur de celles-ci et s’assureront que votre entreprise est conforme », ajoute PV.
Études de cas
Démontrant les avantages de la RPA dans le secteur immobilier, en particulier, PV a fourni deux études de cas.
1. Immobilier logistique
Le client est un leader mondial de l’immobilier logistique axé sur les marchés à barrières élevées et à forte croissance. Une fiducie de placement immobilier (REIT) cotée en bourse, le client offre à ses clients et investisseurs la plate-forme d’espace de distribution la plus moderne et géographiquement diversifiée au monde. Le client est reconnu pour son service à la clientèle hors pair et son engagement envers le développement durable.
Cas d’utilisation
Le client utilise Salesforce pour gérer ses opportunités commerciales et Yardi Voyager pour gérer ses baux. Les opportunités (nouveaux baux et renouvellements de baux) ont d’abord été saisies dans Salesforce, et une fois clôturées, les baux ont ensuite été saisis manuellement dans Yardi Voyager. Ce processus prenait du temps et était sujet aux erreurs humaines. De plus, il a fallu 50 minutes pour conclure un bail avec Yardi Voyager.
Pour surmonter ces défis, le client recherchait une solution répondant aux critères suivants :
- Automatisez la création des baux dans Yardi Voyager en capturant l’opportunité commerciale conclue depuis Salesforce.
- Suivez toutes les erreurs pendant le processus avec des captures d’écran et des notifications.
- Notifications sur la création réussie du bail dans Yardi Voyager.
- Maintenir une piste d’audit pour le processus de bout en bout
Solution fournie
Grâce à la vaste expérience de Retransform dans le domaine immobilier et à son expertise en RPA, l’équipe a aidé à développer une solution viable pour automatiser le processus manuel de saisie des baux dans Yardi Voyager en utilisant les informations déjà disponibles dans Salesforce.
Pour répondre aux exigences du client, Retransform a conçu et développé une solution RPA complète qui comprenait le BOT récupérant les opportunités fermées de Salesforce et créant/modifiant ces baux au sein de Yardi Voyager.
Avantages
Le temps de traitement manuel pour créer un bail dans Yardi Voyager était de plus de 50 minutes par bail. Le BOT pourrait effectuer la même chose en moins de 10 minutes. Cela s’est traduit par des gains de temps considérables, une précision des données saisies et une économie de ressources pour le client.
2. Immobilier commercial
Le client est un chef de file de l’industrie et l’une des plus grandes organisations immobilières commerciales et financières. Avec plus de cinq décennies d’expérience, ils se spécialisent dans la création, le développement et le soutien de sociétés membres qui fournissent des services liés à l’immobilier commercial et des fonds d’investissement alternatifs, y compris des sociétés en commandite, des fonds institutionnels et des FPI non cotées et cotées.
Cas d’utilisation
Le client migrait son système ERP de JD Edwards vers Yardi. Le volume de données (~ 500 Go) à migrer était énorme. Après la migration, il était nécessaire de valider l’exactitude des données migrées. Cela impliquait de comparer les données du système source (JDE) avec le système de destination (Yardi). Cet exercice de validation, s’il était fait manuellement, aurait pris quelques mois à l’équipe pour terminer la mission.
Le client avait besoin d’une solution automatisée pour valider l’exactitude des données des entités suivantes :
- Propriétés
- Baux
- Unités
- Soldes GL : segments des filiales et des sous-livres
- Soldes GL : combiner le budget
- GL : par segment
- GL Livre sage
- GL : niveau de l’entreprise
- Registre des ventes
Solution fournie
Pour répondre aux exigences du client, Retransform a conçu et développé une solution RPA qui comprenait le développement de plusieurs BOT qui fonctionneraient 24h/24 et 7j/7. Ces BOT compareront les données JDE avec Yardi pour plus de précision. Les modèles de rapport JDE ont été cartographiés et prédéfinis avec les identifiants uniques de Yardi.
Le BOT a extrait les données des rapports JDE, recherché les enregistrements correspondants dans Yardi et comparé chaque point de données. À la fin du processus, le BOT a généré un rapport de réconciliation mettant en évidence toutes les divergences trouvées avec les points de données lors du processus de validation.
Avantages
Le temps de traitement manuel pour la validation des données aurait pu prendre plus de 2 mois. Le BOT pourrait effectuer la même chose en deux semaines, offrant au client une économie de temps et de ressources considérable. De plus, le BOT a rapidement mis en évidence toutes les divergences, qui ont été corrigées manuellement avant la mise en ligne de l’application.
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Les défis
Malgré les avantages évidents, comme démontré ci-dessus, l’adoption d’une technologie relativement nouvelle comme la RPA dans une industrie traditionnelle présente un certain nombre de défis.
Il y a des adopteurs tardifs en ce qui concerne les technologies émergentes, car dans un secteur comme l’immobilier, l’accent est mis sur l’achat, la vente et la location d’espace – on se concentre peu sur l’aspect technique des choses du point de vue du conseil d’administration et dans toute l’organisation, sauf si vous êtes dans l’équipe informatique.
Le terme processus robotique, l’automatisation intimide les personnes travaillant dans le secteur immobilier, et il existe d’autres obstacles majeurs à l’adoption de ces nouvelles technologies.
L’un est la gestion du changement, déclare PV. « Les organisations ont besoin d’un champion capable de conduire le changement en adoptant quelque chose comme la RPA dans l’ensemble de l’organisation.
Un autre défi consiste à identifier le bon processus à activer, car il y a certaines règles que vous devez suivre lorsque vous implémentez la RPA.
Pour surmonter ce défi, PV suggère de mettre en œuvre la RPA de manière modulaire.
Commencez petit et automatisez les fruits à portée de main. Une fois que le reste de l’entreprise aura compris les avantages de ces gains rapides et constaté les améliorations progressives, l’adoption plus large de la technologie sera plus transparente et rencontrera moins de résistance », a-t-il déclaré.
Il ne fait aucun doute que malgré les défis, la RPA prend de l’ampleur et s’implante de manière significative dans le secteur immobilier, principalement parce que l’idée est de gérer l’amélioration des processus, et que les utilisateurs professionnels peuvent s’y identifier.
RPA — avantage concurrentiel dans le secteur immobilier
Les sociétés immobilières qui n’adoptent pas la RPA et les technologies similaires auront du mal à concurrencer les autres sociétés qui adoptent la technologie. En mettant en œuvre la RPA, les avant-gardistes seront plus efficaces que leurs concurrents.
« La RPA est avant tout une technologie non invasive à très faible risque. Les organisations n’ont pas à apporter de grands changements à leurs systèmes, ce qui améliore l’efficacité de l’entreprise, la qualité du travail, le délai d’exécution, la satisfaction du client et bien plus encore. Il y a beaucoup à gagner en déployant la RPA, mais un risque minimal. »
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